Je tomu již více než 1 rok, co bylo zákonem přijato pravidlo, že SVJ musí mít povinně zřízenou datovou schránku. Jak datová schránka funguje? Jaké jsou s datovou schránkou spojené povinnosti na straně statutárních orgánů SVJ? A jaké přináší datová schránka pro SVJ výhody? Pojďme tyto otázky krátce a přehledně rozebrat.
Co je to datová schránka?
Datovou schránkou, jednoduše řečeno, rozumíme státem garantovaný, elektronický způsob komunikace (na způsob e-mailu), zaručující bezpečnou identifikaci odesílatele i adresáta. Laicky řečeno, jde o takový státem garantovaný e-mail. Účinky odesílání a doručování dokumentů jsou však podobné jako u klasického dopisu. To je od e-mailové komunikace ten zásadní rozdíl.
Do datové schránky se přistupuje pouze přes portál vytvořený státem a prostřednictvím údajů bankovní nebo jiné státem uznané elektronické identity (kupříkladu e-občanky).
Prostředí datové schránky umožňuje odeslat zprávu i s přílohami kterémukoli státnímu i veřejnému orgánu anebo kterékoli osobě, mající datovou schránku rovněž zřízenou. Aniž by bylo potřeba vlastnit jakýkoli elektronický podpis, datová zpráva odeslaná datovou schránkou se považuje automaticky za vlastnoručně podepsanou.
Jak funguje doručování do datové schránky?
Pro statutární orgán SVJ je podstatné pochopit, jak funguje doručování do datové schránky. Předně rozlišujeme dodání nové zprávy a její doručení.
Dodáním se má na mysli okamžik, kdy nová datová zpráva dojde do datové schránky SVJ. Tímto okamžikem ještě nedochází k účinkům jejího doručení. Dodáním datové zprávy do datové schránky SVJ tak nezačínají plynout lhůty.
Doručením se pak myslí okamžik, kdy se člen výboru SVJ do datové schránky přihlásí. Hovoříme o tom, že ji tzv. „vybere“, jako by vybíral poštovní schránku. Okamžikem přihlášení dochází k doručení dodané datové zprávy se všemi právními účinky.
Stejně jako u listovních zásilek, existuje u datových schránek tzv. fikce doručení. Funguje však jinak. Doručeno fikcí bude tehdy, nepřihlásí-li se žádný z členů výboru SVJ do datové schránky ani 10 dnů od dodání nové datové zprávy. Bez ohledu na to, že se s jejím obsahem zatím nikdo neseznámil, započnou běžet lhůty a nastávají touto fikcí všechny právní účinky doručení. I proto je vhodné datovou schránku pravidelně vybírat a nastavit si e-mailové notifikace o dodání nové zprávy.
Povinnosti statutárního orgánu SVJ
Předseda či výbor SVJ si musejí při existenci datové schránky být vědomi povinností s ní spojených.
Jde jednak o povinnost datovou schránku pravidelně „vybírat“, tedy se do ní pravidelně přihlašovat – uvedeno již výše. Přihlašovací údaje obdrží každý člen statutárního orgánu SVJ. Tedy každý má právo, ale i povinnost datovou schránku obsluhovat. Je vhodné se ve výboru domluvit, kdo bude tou osobou pravidelně datovou schránku vybírající. Je vhodné se ve výboru domluvit i na tom, kdo bude hlídat e-mailové notifikace o dodání nových datových zpráv. Členové výboru se tak vyhnou zmatku s okamžikem doručení zprávy.
Každý subjekt, který má datovou schránku, ji musí povinně využívat také ke komunikaci s finančním úřadem. Již není možno podat daňové přiznání v papíru na tiskopise. Výbor SVJ či předseda SVJ toto musí vědět a zohlednit. Dobrý správce připraví pro SVJ tyto dokumenty již v požadovaném formátu (.xml).
Statutární orgán SVJ má rovněž povinnost archivovat datové zprávy doručené datovou schránkou. Jelikož doručené i odeslané zprávy nezůstávají v datové schránce uložené déle než několik měsíců (dnes jde o 3 měsíce, hovoří se o prodloužení na 1 rok), musí být všechny přílohy, sama zpráva i její doručenka uložena výborem nebo předsedou ideálně do PC. Lze si objednat a zaplatit datový trezor, i ten má však omezenou kapacitu dat. Jednou ztracené datové zprávy již nelze ze systému vyvolat. Proto je jejich ukládání velmi důležité.
Výhody datových schránek
Využívání datové schránky může zásadně usnadnit SVJ praktický administrativní život. Uveďme si několik příkladů výhod datové schránky:
Komunikace s rejstříkovým soudem při zápisech změn v orgánech SVJ. Díky podání datovou schránkou již není potřeba jít osobně na soud, není potřeba na formuláři ověřovat podpis. Usnesení soudu o provedení zápisu změny bude rovněž doručeno SVJ elektronicky.
Komunikace s finančním úřadem. SVJ namísto tisku daňového přiznání a namísto jeho osobního doručení na příslušný finanční úřad odešle soubory vytvořené v portálu Moje daně (formát .xml) jednoduše datovou schránkou.
Komunikace se soudy při vymáhání pohledávek po vlastníkovi jednotky. SVJ může podat žalobu na vlastníka jejím jednoduchým odesláním ze své datové schránky do datové schránky příslušného soudu. Soud s SVJ rovněž komunikuje elektronicky.
Výhoda plynoucí z datových schránek snad pro všechny její uživatele je pak rychlost doručení. Zejména po nedávné reformě České pošty je doručování i doporučených psaní otázkou mnoha dnů. Datová schránka tuto časovou prodlevu a stres s ní spojený nevytváří.
Potřebujete poradit?
Neváhejte mne kontaktovat.
